Quand doit intervenir la remise du bulletin de paie ?
L’établissement d’un bulletin de paie est nécessaire dès lors qu’une rémunération ou une cotisation a été acquittée au titre d’un emploi salarié, y compris lorsque celui-ci prend la forme d’un contrat d’apprentissage. Aucune date de remise n’est toutefois imposée par la réglementation, la seule exigence en la matière consistant à respecter une durée maximale d’un mois entre le début de l’activité et la délivrance du premier bulletin de paie, puis entre chacun d’entre eux. En l’absence de toute rémunération, le remise d’un bulletin de paie n’est donc pas exigée, si aucune cotisation salariale n’est due par ailleurs (ainsi en cas de congé parental à temps plein).
Quelles mentions doivent nécessairement figurer sur le bulletin de paie ?
Le bulletin de paie doit comporter certaines mentions obligatoires, telles que l’indication de :
- la convention collective applicable,
- l'emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle,
- la période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s'il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires, le montant de la somme effectivement reçue par le salarié et la date de paiement de cette somme.
La forme du bulletin de paie est modifiée, pour les entreprises de moins de 300 salariés, à compter du 1er janvier 2018
- Les lignes relatives aux cotisations de protection sociale devant être réunies au sein de cinq rubriques : maladie, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage.
- Et le montant global des réductions et exonérations de charges sociales accordées à l'employeur devant être indiqué (réduction du taux de la cotisation d'allocations familiales, par exemple), de même que le montant global payé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales).
Comment procéder lors de la délivrance de ce document ?
La délivrance du bulletin de paie peut intervenir sous format papier
Tenu à la disposition du salarié, et remis à celui-ci en main propre*, ou adressé par tout autre moyen. Aucune signature ne peut alors être exigée du salarié, autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
La délivrance du bulletin de paie peut intervenir sous format électronique
Tout en informant le salarié de sa faculté de s’opposer à cette remise dématérialisée, au moins un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie (ou au moment de l'embauche). Les conditions dans lesquelles le bulletin de paie est disponible pour le salarié pendant une durée de 50 ans ou jusqu'à son soixante-quinzième anniversaire devront également être fixées. Dans ce cas le bulletin de paie électronique doit également être accessible dans le cadre du service associé au Compte Personnel d’Activité.
L'employeur doit-il conserver un double du bulletin de paie remis au salarié ?
L’employeur est tenu de conserver, dans l’entreprise, pour être en mesure de les produire sans délai en cas de contrôle, un double des bulletins de paie remis aux salariés, pendant une durée de cinq ans :
- Soit en format « papier » ;
- Soit au moyen d’un support informatique, sous réserve, dans ce cas, du maintien de garanties de contrôle équivalentes.